Carrière

Adjoint(e) administratif et réceptionniste

 

DESCRIPTION DU POSTE

Titre de l’emploi : Adjoint(e) administratif et réceptionniste

Service : ADMINISTRATION

Nombre de postes : 1

Endroit :  Boucherville

Superviseur : Ghislain Larochelle, PDG

Date d’entrée en fonction : dès maintenant

SOMMAIRE DE L’EMPLOI

L’adjoint administratif participe activement à la gestion du volet administratif en apportant un soutien quotidien. Le titulaire de ce poste est responsable d’exécuter un ensemble de tâches de secrétariat, de gestion et d’administration en appui à la direction.

DESCRIPTION DES TÂCHES

  • Tâches administratives
  • Tâches de secrétariat
  • Support au président

TÂCHES À EFFECTUER

  • Assister la direction dans divers projets ;
  • Réviser et mettre à jour les formulaires et procédures ;
  • Photocopier et agrafer des documents pour la distribution, le courrier et le classement ;
  • Assurer le traitement du courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique ;
  • Faire les commandes de bureau et assurer leur réception ;
  • Assurer l’entretien des machines de bureau et lorsque des réparations importantes sont nécessaires, prendre les dispositions pour qu’elles soient effectuées ;
  • Montage des manuels de formation ;
  • Montage des kits de vente et de coaching ;
  • Impression et préparation des cours de coaching;
  • Support administratif au président ;
  • Faire de la recherche avec le président sur différents projets;
  • Faire les achats en ligne pour le président;
  • Établir et maintenir un système de classement efficace ;
  • Exécuter certaines tâches cléricales et administratives qui lui sont assignées ;
  • Assure la propreté et l’entretien de l’espace d’entreposage ;
  • Voir à ce que les dossiers confidentiels soient mis à jour et classés selon les exigences ;
  • Préparation des dossiers accréditation pour les formation OACIQ ;
  • Faire les commissions des différents projets/commandes ;
  • Réception et accueil des clients ;
  • Répondre au téléphone du président pendant les réunions ;
  • Préparation des dossiers et cahiers de candidatures pour les différents concours.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Lieu : Boucherville

  • Travail de bureau
  • Travail assis avec utilisation répétée de l’ordinateur
  • Travail debout lors de la préparation des manuels

Horaire de travail : 8h30 à 17h00 (Horaire flexible)

Outils de travail : Système informatique, téléphone, téléphone cellulaire, photocopieur.

Conditions : Température contrôlée et bon éclairage.

Risques : Aucun

Matières dangereuses : Nil

EXIGENCES DU POSTE

  • DEP ou AEC en secrétariat, bureautique ou expérience équivalente ;
  • Minimum 1 ans d’expérience sur un poste similaire ;
  • Connaissance des logiciels Microsoft Office ;
  • Bilinguisme français et anglais un atout (parlé et écrit) ;
  • Autonome, professionnel et rigoureux ;
  • Haut souci de confidentialité ;
  • Aptitude à travailler en équipe dans un contexte dynamique et changeant ;
  • Capacité à travailler sous pression avec des échéanciers ;
  • Avoir une bonne capacité d’analyse, de synthèse et de résolution de problèmes ;
  • Permis de conduire.

SPÉCIFICATIONS

Expérience en entreprise de minimum 1 an.

À l’aise à son poste après trois mois de travail environ.

(Dans ce document, la forme masculine désigne, lorsqu’il y a lieu, aussi bien les femmes que les hommes.  L’emploi du masculin a pour but de faciliter la lecture du texte.)

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