Outlook est un programme de gestion de courriels très utile et accessible pour tous les ordinateurs. Il permet de mieux gérer votre temps en commençant avec tous ces courriels non-lus dans votre boîte au lettre. Voici une technique parmi tant d’autres pour vous débuter avec ce programme.
Bien utiliser les règles de courriels avec Outlook
Nous vous suggérons de créer une sous-boîte de réception et d’y faire des sous-dossiers en conséquence des règles que vous créerez. Vous pouvez donc diriger automatiquement tous les courriels des courtiers immobiliers dans une boîte de réception pour eux.
Les courriels triés par les règles de messagerie doivent être déviés dans une sous boîte de réception et cette boîte devrait être la première sous votre boîte de réception principale. Vous pourrez voir rapidement que des courriels y sont reçus et pourrez planifier de les traiter, de les classer et de les consulter. Comme ces courriels ne seront pas traités immédiatement, il est important de ne pas mélanger les dossiers utilisés par les règles de messagerie et les sous-dossiers de classement dans votre liste de dossiers Outlook.
Comment créer une sous-boîte de règles de courriels
- Placez votre curseur sur la boîte de réception et cliquez sur le bouton de droite de votre souris. Dans la liste déroulante, choisissez «Nouveau dossier».
- Inscrivez le nom que vous voulez donner à ce dossier, «1. Courtier immobilier», dans l’onglet «Nom».
- Assurez-vous que le contenu est «Éléments courrier».
- Assurez-vous que votre «Boîte de réception» est sélectionnée.
- Terminez en cliquant sur «OK».
Votre sous-boîte de réception nommée «1. Courtier immobilier» apparaît maintenant en tête de liste dans les sous-dossiers de votre boîte de réception.
Comment créer des règles de courriels
Avec cette méthode, vous pouvez créer une règle simple en sélectionnant un courriel en particulier et en vous en servant pour établir certains critères qui s’appliqueront à ce type de courriel. Exemple : Comment faire une règle pour déplacer les courriels reçus en «CC» dans un sous-dossier «CC» . Sélectionnez un courriel en cliquant dessus une fois.
- Cliquez sur le courriel avec le bouton droit de la souris et dans la liste déroulante, choisissez «CRÉER UNE RÈGLE».
- La fenêtre «Créer une règle» s’ouvre. Cochez la case «L’OBJET CONTIENT».
- Inscrivez-y un ou deux mots clés comme «courtier».
- Vous pouvez également cocher «ENVOYER À», et choisir dans les choix de la liste déroulante : «MOI UNIQUEMENT».
- Cochez la case «DÉPLACER VERS UN DOSSIER».
- Cliquez sur «SÉLECTIONNER UN DOSSIER».
- La liste de vos dossiers s’ouvre et vous pouvez choisir le dossier dans lequel vous désirez que ces messages soient déplacés.
- Cliquez sur «OK» 2 fois.
Votre règle est créée. Suivez la même procédure si vous voulez que la règle s’applique à d’autres courriels. Les règles de messagerie ne sont qu’un aspect des multiples aspects reliés à la gestion du temps. De plus, le tri ne doit pas être vu comme un classement, mais simplement comme un premier tri qui permet de regrouper l’information selon certains niveaux d’importance. Par exemple : il est intéressant de lire tout ce qui est «CC» une seule fois à la fin de la journée, ce qui sera possible suite au tri effectué suite à la création d’une bonne règle de messagerie.
La maîtrise de la gestion des courriels est impérative aujourd’hui dans la vie au travail. Ceci n’est tout simplement qu’une des multiples techniques de gestion du temps qui vous seront enseignées lors de la formation «Gérer son temps et ses priorités en immobilier»!
Ghislain Larochelle