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10 techniques pour bien encadrer votre gestionnaire d’immeuble
Gestion Immeubles à revenus Propriétaire

Aux commandes de votre parc immobilier, êtes-vous du genre à tout vouloir faire par vous-même ? Voilà une bien mauvaise idée. Il vous faut un gestionnaire d’immeuble ! Voici 10 techniques pour encadrer efficacement votre gestionnaire d’immeuble.

#1 – Établir un contrat précis et en bonne et due forme

Il est primordial d’établir un contrat écrit entre vous et le gestionnaire d’immeuble. Devront y figurer les points suivants : la durée de son mandat, ses fonctions précises, ses pouvoirs (accès aux comptes bancaires…), sa rémunération (payé au pourcentage de loyer réel, potentiel ou avec un salaire fixe ?)

#2 – Encadrer la question de l’argent

La gestion des comptes bancaires est une question centrale dans l’établissement d’une relation de confiance entre vous et le gestionnaire d’immeuble. Il est donc nécessaire d’établir des règles strictes à ce sujet. Le mieux est d’avoir deux comptes bancaires : l’un dédié au versement des loyers (sur lequel le gestionnaire n’aura aucun droit de retrait), et un autre pour régler les factures. Le gestionnaire pourra signer les chèques et retirer de l’argent sur ce compte, que vous qui alimenterez par des virements de compte à compte.

#3 – Fixer les limites de dépenses soumises à votre autorisation

Il est important de fixer les limites de dépenses quant à celles que le gestionnaire peut faire seul, sans votre autorisation. Il faut préciser sur son contrat les points suivants :

  • À partir de quel montant de réparation doit-il avoir votre accord ? (50 $ ? 500 $ ? 1000 $ ?)
  • Dans quelle situation est-il seul décisionnaire ?

Il est préférable de laisser le gestionnaire gérer seul les menues réparations (par exemple, inférieures à 200 $), au risque d’être sans arrêt sollicité de sa part. En revanche, les travaux d’amélioration (par exemple, changer une fenêtre) nécessiteront votre accord.

#4 – S’assurer de la bonne gestion des petites annonces

Pour maximiser les revenus de la copropriété, il ne faut pas que les logements demeurent vacants trop longtemps. Une bonne gestion des petites annonces est donc essentielle. Les points suivants sont importants :

  • Le montant alloué aux petites annonces
  • La publication sur Internet (site spécialisé ou site généraliste)
  • La page où se situent les annonces (112e page ou 1ere page, avec renouvellement de parution)
  • La parution dans des revues immobilières
  • La fréquence de renouvellement des annonces.
  • S’il y a un affichage sur la propriété, quel est ce type d’affichage ? Est-il conforme aux règles en vigueur ?

#5 – Savoir avec qui vous communiquez

Les gestionnaires professionnels gèrent souvent de nombreux employés. Et ce sont autant d’interlocuteurs différents pour vos locataires, qui risquent alors de ne plus s’y retrouver. Il est donc préférable d’avoir un seul gestionnaire qui s’occupe d’un même bloc d’immeubles. Ce gestionnaire doit être facilement joignable.

#6 – Exiger les dépôts et états financiers

Votre gestionnaire doit vous fournir des états réguliers concernant la gestion de vos immeubles. Exigez-le ! Déterminez avec lui le nombre de dépôts à faire par mois ou la fréquence (chaque jour ou tous les trois jours), ainsi que la fréquence des bilans financiers (chaque mois, chaque trimestre…), et le coût éventuel.

#7- Déterminer ses autres domaines d’intervention

Vous devez aussi déterminer les missions annexes du gestionnaire :

  • Inspections préventives des immeubles pendant l’année (et frais supplémentaires à prévoir ou non)
  • Entretien de la pelouse
  • Déneigement
  • Menues réparations (changer une ampoule, une serrure)
  • Réfections éventuelles (peinture).

S’il fait appel à des professionnels de son réseau, prendra-t-il une commission ?

#8 – Connaître ses critères de sélection des locataires

Le gestionnaire est également chargé de choisir les futurs locataires de vos immeubles. Vous devez exiger de sa part un minimum de critères de sélection : enquête de crédit, vérification des références auprès de la régie du logement, situation professionnelle…

#9 – Savoir qui fait quoi après le départ d’un locataire

Vous devez savoir quel rôle jouera le gestionnaire lors du départ d’un locataire. Il faudra gérer le logement après le départ et le préparer pour le futur locataire. Est-ce le gestionnaire qui se charge des menus travaux (nettoyage, désencombrement éventuel, changement d’ampoules, de serrure…). Se charge-t-il des visites aux futurs locataires ?

#10 – Déterminer son rôle en cas de loyers impayés

Le gestionnaire se charge-t-il des comptes en souffrance et des relances auprès du locataire mauvais payeur ? Est-ce à lui de faire les démarches auprès de la Régie du logement ? Se charge-t-il de l’expulsion ou devez-vous le faire vous-même ? Qu’en est-il de la résiliation de bail ? De l’estimation des éventuelles réparations ? Pour éviter cela, il est donc primordial que le gestionnaire s’assure de la solvabilité et du sérieux de vos locataires (voire #8).

Un seul mot d’ordre à retenir : prenez votre temps pour choisir votre gestionnaire d’immeuble, parce qu’il sera à vos côtés pendant un bon bout de temps. Exigez des références sérieuses et gardez toujours un œil sur son travail. Et n’oubliez pas qu’il vous représente ! Un bon gestionnaire d’immeuble possède les qualités et compétences suivantes : polyvalence (notions administratives, juridiques et financières de la régie), capacités d’analyse, responsabilité, organisation, négociation avec les fournisseurs, bon niveau de scolarité, expérience de gestion, réseau de contacts…

 

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