Je suis toujours surpris de constater à quel point chacun des propriétaires d’immeubles que je rencontre utilise une méthode comptable différente, notamment en ce qui concerne le stockage des données. Certains épousent les outils technologiques dernier cri, alors que d’autres conservent des piles de papier dans leurs tiroirs. La question qu’on se pose est : quelle est la méthode la plus efficace pour classer sa paperasse?
À mon avis, il n’y a que des avantages à utiliser la technologie, même si le bon vieux papier demeure un incontournable pour plusieurs personnes. Voici pourquoi.
Le papier, intemporel malgré tout
Malgré ce que l’on pourrait croire, beaucoup de propriétaires de logement utilisent encore le papier afin de gérer leurs immeubles. La raison en est fort simple : pourquoi changer une recette gagnante ? Du moins, c’est ce que plusieurs personnes habituées à travailler ainsi se disent.
Quoi qu’il en soit, le papier a la vertu d’être simple à utiliser. Quelques classeurs et chemises suffisent à s’organiser de manière efficace.
Par contre, l’entreposage de plusieurs dossiers peut requérir l’utilisation d’un espace considérable, voire encombrant. La pile peut devenir assez impressionnante, d’autant plus qu’il est recommandé de conserver toutes ses pièces justificatrices pour une durée de six ans. De plus, à moins de photocopier ou de numériser ses documents, le papier demeure risqué, advenant par exemple un incendie ou une autre catastrophe qui ferait disparaitre toute paperasse indispensable. Et quoi qu’il advienne, les factures imprimées sur du papier thermique s’effacent avec le temps.
Le nuage, pour la tranquillité d’esprit
L’avènement des services de stockage et de partage de copies de fichiers, tel Dropbox, permet de libérer tout l’espace physique traditionnellement occupé par le papier, pour stocker de manière virtuelle dans « le nuage », ou encore dans des serveurs externes. Il est possible d’y stocker non seulement des documents numériques, mais aussi d’y numériser des documents papier afin de sécuriser leur existence. Cette opération est d’ailleurs essentielle afin de réduire au minimum les risques de perdre à jamais toute pièce justificatrice.
Lors de la catastrophe de Lac-Mégantic de 2013, ma sœur, qui est avocate, a perdu l’entièreté de ses documents dans un incendie, même si ces derniers étaient bien rangés dans un coffre-fort. Mon conseil : n’attendez pas que survienne une catastrophe avant de sauvegarder vos documents en ligne.
Un autre avantage indéniable de l’utilisation du nuage est qu’il est facile de partager ses données avec une tierce personne, par exemple un gestionnaire d’immeuble ou encore votre comptable.
Le logiciel, pour une gestion simplifiée
Il existe plusieurs logiciels qui pourront vous aider à organiser vos données et à mieux gérer votre comptabilité. Si votre parc immobilier compte moins de 10 portes, un simple calculateur Excel pourrait vous suffire. Au-delà de 10 portes, vous pouvez envisager l’utilisation d’un logiciel plus complet. Parmi les plus connus, citons notamment le logiciel de comptabilité Sage 50, ou encore Proprio Expert, qui s’adresse spécifiquement aux gestionnaires d’immobilier.
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